Overzicht

De meeste CRM-implementaties falen niet door technologie maar door data. Duplicaten, incomplete records, inconsistente formatting en verouderde informatie saboteren zelfs de best ontworpen systemen. Dit template biedt een systematische aanpak voor het auditen, opschonen, mappen en valideren van je data voor, tijdens en na migratie.

Waarom Data Migraties Falen

Datakwaliteitsproblemen laten CRM-projecten op voorspelbare manieren stranden:

• Dubbele records — over accounts, contacten en opportunities, creëren verwarring
• Incomplete data — verplichte velden leeg, breekt workflows
• Inconsistente formatting — telefoonnummers, postcodes, landnamen niet te standaardiseren
• Verouderde informatie — ex-klanten en vertrokken contacten verstoppen de database
• Gebroken relaties — parent-child records creëren orphaned data
• Excessief volume — garbagedata migreren naast goede data vertraagt alles

Dit template voorkomt deze problemen door systematische audit, cleanup en validatie.

Migratiefasen

Fase 1: Analyse & Planning (Week 1-2)

Voordat je tools aanraakt, begrijp waar je mee werkt. Voer een datavolume-analyse uit per objecttype, beoordeel huidige datakwaliteit en creëer veldmappings tussen oude en nieuwe systemen. Identificeer duplicaten en bepaal de scope van de benodigde opschoning. Beslis over je migratiestrategie—big bang (enkele cutover) versus gefaseerd (incrementele migratie).

Je deliverables in deze fase omvatten een data-auditrapport, mappingdocument, cleanupplan en migratietijdlijn.

Fase 2: Data Cleanup (Week 3-4)

Kritieke regel: schoon je data op voor migratie, niet erna. Merge dubbele records, vul incomplete entries waar mogelijk aan, standaardiseer formatting over alle records, archiveer inactieve data die geen migratie verdient, repareer gebroken relaties en verrijk records waar third-party data gaps kan vullen.

Documenteer alles wat je verandert. Je deliverables zijn schone brondata, een cleanup-log met wat gedaan is, en een uitzonderingenrapport van edge cases die handmatige beslissing vereisen.

Fase 3: Mapping & Transformatie (Week 4-5)

Definieer precies hoe oude data naar het nieuwe model mapt. Creëer veld-voor-veld mappings, picklist waardevertalingen, transformatieregels (formules en lookups), defaultwaarden voor nieuwe velden, en datatypeconversies. Documenteer alles in een mapping-spreadsheet, transformatieregeldocument en custom scripts waar nodig.

Fase 4: Testmigratie (Week 5-6)

Voer een proof-of-concept migratie uit met een representatieve subset—typisch 10-20% van je data. Voer validatiechecks uit, test kritieke workflows en voer user acceptance testing uit. Identificeer problemen, los ze op en documenteer fixes. Gebruik bevindingen om je volledige migratieplan te verfijnen.

Fase 5: Productie Migratie (Week 7)

Voer de daadwerkelijke migratie uit. Bevries het oude systeem (read-only modus) om datawijzigingen tijdens migratie te voorkomen. Draai de volledige migratie, valideer data-integriteit, smoke-test key processen en voltooi de cutover naar het nieuwe systeem. Houd een rollback-plan achter de hand voor kritieke failures.

Fase 6: Post-Migratie (Week 8+)

Stabiliseer en optimaliseer. Monitor datakwaliteitsmetrics, adresseer door gebruikers gerapporteerde problemen, schoon edge cases op, tune performance en documenteer geleerde lessen. Creëer een data governance plan voor doorlopend kwaliteitsbeheer.

Datakwaliteitschecks per Object

Account/Bedrijfsdata

Contactdata

Opportunitydata

Veldmapping Template

Voor elk object, documenteer bronveld, doelveld, transformatielogica en opmerkingen. Voorbeeld accountmapping:

Duplicaatdetectieregels

Voor accounts, match exact op websitedomein, of fuzzy match wanneer naamsimilariteit hoger is dan 85% en land matcht, of wanneer telefoonnummers matchen en namen 60%+ vergelijkbaar zijn.

Voor contacten, match exact op emailadres, of fuzzy match wanneer voornaam, achternaam en account allemaal matchen, of wanneer telefoon matcht en namen 80%+ vergelijkbaar zijn.

Bij het mergen van duplicaten, identificeer het masterrecord (meest compleet met meest recente activiteit), behoud alle gerelateerde data (activiteiten, opportunities), onderhoud een audit trail van wat gemerged is, en los conflicten op door de meest recente data te kiezen.

Migratiechecklists

Pre-Migratie

• Back-up oud systeem (volledige export)
• Bevries datawijzigingen (read-only modus)
• Voltooi finale data-cleanup
• Verifieer en keur mapping goed
• Voltooi succesvolle testmigratie
• Documenteer rollback-plan
• Train gebruikers op nieuw systeem
• Plan migratiewindow
• Informeer stakeholders

Tijdens Migratie

• Extraheer data uit bron
• Transformeer volgens mappingregels
• Valideer getransformeerde data
• Laad naar doelsysteem
• Voer integriteitschecks uit
• Verifieer dat recordtellingen matchen
• Test kritieke workflows
• Genereer migratierapport

Post-Migratie

• Valideer datacompleetheid
• Test gebruikerstoegang en permissies
• Verifieer dat integraties werken
• Smoke test key processen
• Monitor op problemen (eerste 48 uur)
• Verzamel gebruikersfeedback
• Onderhoud probleemlog
• Documenteer migratiemetrics

Migratiestrategieën

Big bang migratie cutst alles in één keer over. Lagere complexiteit en een schone break, maar hoger risico—als het faalt, faal je volledig. Best voor kleine datasets en eenvoudige migraties.

Gefaseerde migratie verplaatst data incrementeel over tijd. Lager risico met iteratieve leermogelijkheden, maar vereist langere tijdlijnen en beheer van dubbele systemen. Best voor grote datasets met complexe transformaties.

Parallel run houdt beide systemen tegelijkertijd operationeel. Laagste risico met eenvoudige rollback, maar vereist dubbele invoer en verwart gebruikers. Best voor mission-critical systemen waar falen geen optie is.

Rollback Plan

Als migratie faalt, heb je een duidelijk beslissingsframework nodig. In de eerste 0-4 uur, stop het migratieproces, beoordeel impact en root cause, besluit of je forward fixt of terugdraait, en communiceer met stakeholders.

Om terug te draaien: herstel het oude systeem vanuit backup, verwijder partiële data in het nieuwe systeem, heractiveer het oude systeem voor read-write, informeer gebruikers over de rollback, documenteer geleerde lessen en plan een retry.

Als problemen klein zijn, overweeg forward fixing: documenteer bekende problemen, creëer een workaround guide, plan fixes voor de volgende werkdag, monitor gebruikerssentiment en patch data waar nodig.

Tools voor Migratie

Data Loader (Salesforce): Extraheer data als CSV, transformeer met Excel formules of Python, laad via Bulk API voor grote volumes.

Python scripts: Behandel deduplicatie, transformatie en validatie programmatisch. Voorbeeld voor deduppen van contacten op email:

import pandas as pd
df = pd.read_csv('contacts_export.csv')
df_deduped = df.drop_duplicates(subset=['Email'], keep='first')
df_deduped.to_csv('contacts_cleaned.csv', index=False)

Excel Power Query: Bruikbaar voor datatransformatie, fuzzy matching, mergen vanuit meerdere bronnen en geautomatiseerde cleanup voor niet-technische gebruikers.

Gerelateerde Resources

• CRM Requirements Template
• Sales Pipeline Stages Template
• Lead Management Status Template