Je staat drie dagen op een beurs. Praat met honderden mensen. Verzamelt 200 visitekaartjes. Terug op kantoor gaan ze in een Excel. Iemand stuurt een bulk-email. Reactie: 3 opens, 0 replies.
Drie maanden later vraagt iemand: “Wat hebben die beurzen eigenlijk opgeleverd?” Niemand weet het.
Dit is hoe de meeste maakbedrijven beurzen aanpakken. Het kan beter.
Waarom beurzen waardevol zijn
Ondanks de kosten en tijd zijn beurzen voor veel maakbedrijven de belangrijkste leadbron:
- Je ontmoet beslissers face-to-face
- Je kunt producten demonstreren
- Je bouwt relaties die online niet lukken
- Je krijgt directe feedback op je propositie
Het probleem is niet de beurs. Het probleem is wat je ermee doet.
Voor de beurs
Ken je doel
“Leads verzamelen” is geen doel. Dat is een activiteit.
Betere doelen:
- 20 gesprekken voeren met bedrijven die passen bij ons ICP
- 10 concrete opportunities identificeren voor Q2
- 5 bestaande klanten spreken over upsell mogelijkheden
Een helder doel verandert hoe je de beurs benadert.
Selecteer je targets
Download de exposantenlijst en bezoekerslijst (als die beschikbaar is). Identificeer bedrijven die passen bij je ICP.
Maak drie lijsten:
- Must-see: bedrijven die perfect passen, prioriteit om te spreken
- Should-see: bedrijven die waarschijnlijk interessant zijn
- Nice-to-see: de rest die in je doelgroep valt
Plan vooraf afspraken met je must-see lijst. Beurzen zijn druk. Zonder afspraak mis je de belangrijkste gesprekken.
Bereid je team voor
Iedereen die op de stand staat moet weten:
- Wat is ons ICP?
- Welke vragen stellen we om te kwalificeren?
- Hoe noteren we gespreksinformatie?
- Wat is de follow-up afspraak?
Een gesprek dat niet genoteerd wordt, is niet gebeurd.
Maak een notatie-systeem
Visitekaartjes verzamelen is niet genoeg. Je moet weten wat je besproken hebt.
Minimale notatie per gesprek:
- Naam, bedrijf, functie
- Wat besproken
- Interesse-niveau (hot, warm, koud)
- Concrete behoefte of project
- Afgesproken follow-up
Gebruik een app, een spreadsheet, of de achterkant van het visitekaartje. Maar noteer het direct.
Tijdens de beurs
Kwalificeer aan de stand
Niet elk gesprek is even waardevol. Kwalificeer snel.
Openingsvragen:
- “Wat brengt u naar de beurs?”
- “Waar bent u naar op zoek?”
- “Hoe is uw huidige situatie met [onderwerp]?”
Binnen 2-3 minuten weet je of dit een prospect is die tijd verdient, of iemand die een folder wil en verder gaat.
Investeer tijd ongelijk
Niet iedereen verdient 30 minuten van je tijd.
Koud (1-2 minuten):
- Lijkt niet te passen bij ICP
- Geen concrete behoefte
- Alleen folder of algemene informatie
→ Vriendelijk gesprek, folder meegeven, door.
Warm (5-10 minuten):
- Past bij ICP
- Enige interesse, maar onduidelijk of er een project is
- Wil meer weten over specifiek product
→ Dieper gesprek, noteer details, follow-up plannen.
Hot (15-30 minuten):
- Past bij ICP
- Concreet project of probleem
- Beslisser of belangrijke influencer
- Tijdlijn is helder
→ Uitgebreid gesprek, collega erbij halen als nodig, concrete vervolgafspraak maken.
Noteer direct
Na elk gesprek: noteer onmiddellijk. Wacht niet tot het einde van de dag.
Na 50 gesprekken weet je niet meer wat je met wie besproken hebt. Die “hot” lead van 11:00 is om 18:00 een vaag gezicht met een visitekaartje.
Maak concrete vervolgafspraken
De beste follow-up is een afspraak die je ter plekke maakt.
“Zullen we volgende week even bellen om dit verder te bespreken? Hoe is dinsdag 14:00?”
Een afspraak in de agenda is 10x waardevoller dan “we nemen contact op.”
Na de beurs
Verwerk dezelfde dag
De dag na de beurs (of dezelfde avond): verwerk alles.
Per lead:
- Notities compleet maken
- Score toekennen (hot, warm, koud)
- In CRM zetten met alle context
- Follow-up taak aanmaken
Elke dag vertraging kost conversie. Na een week is de energie van de beurs weg.
Differentieer je follow-up
Niet iedereen krijgt dezelfde follow-up.
Hot leads (binnen 48 uur):
- Persoonlijke email met verwijzing naar gesprek
- Bellen om afspraak te maken
- Stuur specifieke informatie die je beloofde
Warm leads (binnen 1 week):
- Persoonlijke email met samenvatting gesprek
- Aanbod voor vervolgafspraak
- Relevante content bijvoegen
Koude leads (binnen 2 weken):
- Standaard bedankmail
- Toevoegen aan nieuwsbrief (met opt-in)
- Geen verdere actie tenzij ze reageren
Meet wat het opleverde
Na 3 maanden: meet de resultaten.
Wat je wilt weten:
- Hoeveel gesprekken gevoerd?
- Hoeveel hot, warm, koud?
- Hoeveel werden MQL?
- Hoeveel werden SQL?
- Hoeveel werden klant?
- Wat is de omzet?
Vergelijk dit met de kosten van de beurs (standhuur, personeel, reis, materiaal). Nu weet je of beurzen werken.
Manufacturing voorbeeld
Een fabrikant van procesautomatisering stond jaarlijks op 4 beurzen. Kosten: €80.000 per jaar. Resultaat: “lastig te meten.”
Oude aanpak:
- Iedereen op de stand praat met iedereen
- Visitekaartjes in een doos
- Na de beurs: bulk-email naar iedereen
- Geen tracking van wat leads werden
Nieuwe aanpak:
Voorbereiding:
- Target lijst van 50 must-see bedrijven per beurs
- Vooraf afspraken maken met 15 daarvan
- Kwalificatievragen en notatie-template voor het team
Tijdens de beurs:
- Snelle kwalificatie van walk-ins
- Hot/warm/koud labeling direct
- Alle notities in app, niet op visitekaartjes
- Concrete vervolgafspraken ter plekke
Na de beurs:
- Zelfde dag: alle leads in CRM met volledige context
- Hot leads binnen 24 uur gebeld
- Gedifferentieerde follow-up per categorie
Resultaat eerste jaar:
- 4 beurzen, 320 gesprekken (was: “honderden visitekaartjes”)
- 45 hot leads, 120 warm leads, 155 koud
- 32 werden SQL
- 12 werden klant
- €340.000 omzet toe te schrijven aan beurzen
- ROI: 4,25x
Valkuilen
Geen voorbereiding. Zonder targetlijst en afspraken mis je de belangrijkste prospects.
Kwantiteit boven kwaliteit. 200 visitekaartjes is niet beter dan 30 goede gesprekken.
Niet noteren. Wat je niet noteert, ben je kwijt.
Te late follow-up. Na een week is de connectie koud.
Iedereen gelijk behandelen. Hot leads verdienen andere aandacht dan folders-verzamelaars.
Niet meten. Zonder meting weet je niet of beurzen werken.
Samenvatting
- Beurzen zijn waardevol, maar alleen met de juiste aanpak
- Bereid voor: target lijst, afspraken, kwalificatievragen
- Kwalificeer aan de stand: niet elk gesprek is gelijk
- Noteer direct: context vergeet je snel
- Maak concrete vervolgafspraken ter plekke
- Verwerk dezelfde dag: snelheid is cruciaal
- Differentieer follow-up: hot anders dan koud
- Meet na 3 maanden: wat leverde het op?
Zelf aan de slag
Download mijn Lead Management Template om je beursleads direct goed te verwerken met de juiste statussen en SLA’s.