Klant belt. “Ik dacht dat we X hadden afgesproken.” Jij herinnert je Y. Geen email, geen notities. Nu is het jouw woord tegen het hunne.

Je kunt vaag zijn in een gesprek, maar niet op papier.

Klant zegt: “We moeten het verkoopproces verbeteren.” Wat betekent dat? Welk onderdeel? Tegen wanneer? Dwing jezelf het op te schrijven: “Verkort de offerte-doorlooptijd van 3 dagen naar 1 dag voor eind Q2 door het goedkeuringsproces te automatiseren.” Plotseling wordt de vaagheid zichtbaar.

“Kunnen we ook de klantenservice-module erbij doen?” “Dat valt buiten de scope die we hebben gedocumenteerd. Alleen verkoopprocessen.” Zonder documentatie heb je geen verweer. Met documentatie heb je een gesprek.

Eindig elk belangrijk gesprek met: “Laat me dit opschrijven.” Drie bullets. Wat we besloten, wat er nu gebeurt, wie waarvoor verantwoordelijk is. Klant reageert met “Ja, precies” of “Kleine correctie…” Hoe dan ook, jullie zijn op één lijn.

Niet alles. Transcribeer geen meetings. Schrijf op: beslissingen en wie ze nam, toezeggingen en deadlines, scope grenzen, wijzigingen op eerdere afspraken. “Dit is wat we bespraken. Corrigeer me als ik het fout heb.”

De meeste mensen schrijven dingen niet op. Ze vertrouwen op geheugen. Als jij de consultant bent die alles opschrijft, val je op. Niet omdat het indrukwekkend is, maar omdat het zeldzaam is.