“Moeten we Salesforce of HubSpot kiezen?”
Die vraag krijg ik drie keer per maand. Mijn antwoord is altijd hetzelfde: “Hangt ervan af.”
Niet omdat ik niet wil kiezen. Maar omdat de vraag “wat is het beste CRM” de verkeerde vraag is. De juiste vraag: “Welk CRM past bij hoe wij nu werken en waar we naartoe willen groeien?”
Voor sommige maakbedrijven is HubSpot perfect. Voor anderen is het te simpel en frustreert het binnen zes maanden. Voor sommigen is Salesforce de enige logische keuze. Voor anderen is het overkill en betalen ze voor features die ze nooit gebruiken.
Hier is hoe je kiest. Niet gebaseerd op features, maar op je situatie.
De fundamentele trade-off
HubSpot = simpel, snel, voorspelbaar. Werkt out-of-the-box maar raakt snel aan limieten als je processen complex zijn.
Salesforce = krachtig, flexibel, complex. Kan alles, maar alleen als je het goed bouwt. Kost meer tijd, meer geld, meer expertise.
Er is geen “beter.” Er is “past bij jou of niet.”
Wanneer HubSpot werkt
HubSpot is gebouwd voor snelheid en simpliciteit. Je kunt vandaag beginnen en morgen productief zijn. Dat is waardevol als:
1. Je salesproces is relatief lineair
Lead → kwalificatie → demo/offerte → deal. Niet veel uitzonderingen, niet veel vertakkingen. HubSpot werkt uitstekend voor voorspelbare processen.
Als je verkoopproces 6 stages heeft en 80% van je deals die stages volgt, past HubSpot.
Als je verkoopproces 12 stages heeft en elke deal een ander pad volgt (engineering review soms wel, soms niet, partner approval soms ja, soms nee), wordt HubSpot onhandig.
2. Je verkoopt direct, niet via dealers
HubSpot heeft geen native partner portal. Je kunt workarounds bouwen maar het is niet gebouwd voor channel sales.
Als 90% van je omzet directe verkoop is: prima.
Als 50% via dealers loopt en je moet tracken wie welke lead claimde en of ze opvolgen: Salesforce.
3. Je configuraties zijn beperkt
HubSpot heeft basisproduct management. Je kunt producten toevoegen aan deals, prijzen, kortingen.
Maar als je configureerbare producten verkoopt (Machine A met optie B, C en D, aangepast voor materiaal E, prijs hangt af van volume en levertijd) wordt het snel onwerkbaar.
HubSpot heeft geen native CPQ. Je kunt integreren met externe tools (DealHub, PandaDoc) maar dan betaal je voor twee systemen.
4. Je team is klein en wil geen CRM-beheerder
HubSpot is ontworpen voor marketing en sales zonder IT-afdeling. Point-and-click configuratie. Je hebt geen developer nodig.
Als je 3-10 verkopers hebt, geen dedicated CRM-beheerder wilt, en gewoon wilt dat het werkt: HubSpot.
Als je 30+ verkopers hebt over meerdere regio’s, complexe processen, en integraties met ERP en andere systemen: je hebt iemand nodig die het beheert. Dan maakt het verschil tussen HubSpot en Salesforce minder uit.
5. Je budget is beperkt
HubSpot begint bij €50/gebruiker/maand. Salesforce bij €100-150. Dat klinkt als weinig verschil maar:
- HubSpot: wat je ziet is wat je krijgt. Geen verborgen kosten (meestal).
- Salesforce: licentiekosten zijn het begin. Implementatie, configuratie, integraties, onderhoud - reken op 2-3x de licentiekosten.
Voorbeeld: 10 gebruikers, 3 jaar.
- HubSpot: €50 x 10 x 36 = €18K + misschien €5K setup = €23K total
- Salesforce: €125 x 10 x 36 = €45K + €20-40K implementatie = €65-85K total
Als je €25K budget hebt: HubSpot.
Als je €75K hebt en complexe processen: Salesforce.
Wanneer Salesforce nodig is
Salesforce is gebouwd voor enterprise-complexiteit. Het is overkill voor simpele processen maar onmisbaar voor complexe. Je hebt Salesforce nodig als:
1. Je verkoopproces is complex met veel uitzonderingen
Elke deal is anders. Sommige gaan via dealers, andere direct. Sommige vereisen engineering approval, andere niet. Sommige hebben technische samples, andere configuratiereviews, andere budgetgoedkeuring op drie niveaus.
HubSpot kan dat niet. Het dwingt lineairiteit af. Salesforce kan elke workflow, elke uitzondering, elke if-then-else logica.
2. Je verkoopt via dealers, partners of distributeurs
Salesforce heeft Partner Community: een portal waar dealers hun eigen leads en deals zien, updaten, en beheren zonder toegang tot je volledige CRM.
Je kunt territory management bouwen: dealer X heeft recht op regio Y, maar als ze niet binnen 48 uur opvolgen, escaleert het naar jouw directe sales.
HubSpot kan dit niet native. Je kunt externe portals bouwen maar dat is omslachtig en duur.
3. Je hebt complexe configuraties en custom pricing
Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) is gebouwd voor dit:
- Product A met 20 opties
- Prijs hangt af van volume, levertijd, betalingsvoorwaarden
- Goedkeuringsworkflows (deal >€100K gaat naar VP, >€500K naar CFO)
- Engineering handoff (is deze configuratie technisch haalbaar?)
CPQ is een apart product (kost extra) maar als je dit nodig hebt, is er geen alternatief. HubSpot kan het niet.
4. Je hebt diepe ERP-integratie nodig
Orders, voorraad, productiegegevens, leveringen - allemaal uit je ERP (SAP, Microsoft Dynamics, NetSuite).
Salesforce kan nauw integreren: realtime sync, bidirectioneel, complexe datamodellen.
HubSpot integreert ook maar het is vaak eenrichtingsverkeer en beperkter in complexiteit.
Als je wilt dat verkopers in het CRM zien welke machines bij een klant draaien, wanneer laatste servicebeurt was, of er open tickets zijn, of voorraad beschikbaar is: Salesforce.
5. Je bent groot of groeit snel
HubSpot schaalt tot een bepaald punt. Rond 50-100 gebruikers begint het pijn te doen. Niet technisch (het kan meer) maar organisatorisch.
Je hebt dan meerdere teams, regio’s, processen. Marketing doet ABM-campagnes, sales heeft specialisten per sector, partners hebben hun eigen workflows. HubSpot’s simpliciteit wordt een beperking.
Salesforce schaalt eindeloos. Je kunt 10.000 gebruikers hebben met elk hun eigen rechten, workflows, dashboards. Maar dat vereist governance, beheer, training.
Het grijze gebied
Veel maakbedrijven zitten in het grijze gebied:
- 15-30 medewerkers in sales en marketing
- Direct sales + enkele dealers
- Matige configuratie (producten hebben opties maar niet oneindig complex)
- Budget €30-60K voor CRM over 3 jaar
Voor hen kan beide werken. De vraag is dan niet “wat is het beste” maar “waar liggen je prioriteiten?”
Kies HubSpot als:
- Je wilt snel live zijn (2-4 weken implementatie)
- Je hebt geen CRM-expertise in-house
- Je wilt risico minimaliseren (voorspelbare kosten, makkelijk te begrijpen)
- Je verwacht niet snelle groei in complexiteit
Kies Salesforce als:
- Je weet dat je proces complex wordt (dealers toevoegen, CPQ nodig, ERP-integratie)
- Je hebt budget voor implementatie (€20-40K) en beheer
- Je wilt één platform dat met je meegroeit (ook al gebruik je nu maar 30% van de mogelijkheden)
- Je hebt iemand die het kan beheren (intern of extern)
Wat ik vaak zie misgaan
Fout 1: Salesforce kiezen “omdat het de standaard is”
“Iedereen gebruikt Salesforce, dus wij ook.”
Resultaat: je betaalt €75K voor een systeem dat je voor 30% gebruikt. Je had HubSpot kunnen nemen voor €25K en hetzelfde bereikt.
Salesforce is niet “beter.” Het is krachtiger. Als je die kracht niet nodig hebt, betaal je voor niks.
Fout 2: HubSpot kiezen “omdat het goedkoper is”
“Salesforce is te duur, we nemen HubSpot.”
Resultaat: na een jaar loop je tegen beperkingen aan. Geen CPQ, dealers werken niet mee want ze hebben geen portal, ERP-integratie werkt half. Je migreert alsnog naar Salesforce. Totaalkosten zijn hoger dan als je direct Salesforce had gekozen.
HubSpot is goedkoper als het past. Als het niet past, wordt het duur want je bouwt workarounds of migreert later.
Fout 3: Het platform kiezen voordat je proces hebt gedefinieerd
“We gaan Salesforce implementeren. Wat moeten we configureren?”
Verkeerde volgorde. Eerst: hoe verkopen we? Wat zijn onze stages? Hoe kwalificeren we? Hoe werken we met dealers? Wat moet sales kunnen zien?
Dan pas: welk platform kan dat het beste ondersteunen?
Ik zie bedrijven die Salesforce implementeren en hun proces aanpassen aan wat Salesforce standaard doet. Dat is andersom. Het platform moet jou ondersteunen, niet andersom.
Praktische beslisboom
Stap 1: Hoe complex is je verkoopproces?
- Simpel (5-6 stages, lineair, weinig uitzonderingen) → HubSpot mogelijk
- Complex (10+ stages, veel if-then logica, technische approvals) → Salesforce
Stap 2: Verkoop je via partners/dealers?
- Nee, alleen direct → HubSpot mogelijk
- Ja, >30% via partners → Salesforce
Stap 3: Hoe configureerbaar zijn je producten?
- Standaard producten, vaste prijzen → HubSpot
- Custom configuraties, complexe pricing → Salesforce + CPQ
Stap 4: Heb je ERP-integratie nodig?
- Nee, of basis integratie → HubSpot mogelijk
- Ja, diep en bidirectioneel → Salesforce
Stap 5: Wat is je budget (3 jaar)?
- <€30K → HubSpot
- €30-60K → Beide mogelijk, hangt af van bovenstaande
-
€60K → Salesforce is optie
Stap 6: Groei je snel?
- Nee, stabiel team en proces → HubSpot
- Ja, verwachting van 2-3x groei in 3 jaar → Salesforce (schaalt mee)
Mijn aanbeveling
Als je twijfelt: begin met het definiëren van je proces, niet met het kiezen van een platform.
Breng in kaart:
- Hoe gaat een lead van binnenkomst naar gesloten deal?
- Welke mensen zijn erbij betrokken (intern en extern)?
- Waar loop je nu vast?
- Wat moet je kunnen zien om betere beslissingen te nemen?
Dan word het duidelijk of HubSpot volstaat of Salesforce nodig is.
En hier is het contra-intuïtieve: beide kunnen falen als je proces niet klopt.
HubSpot met een goed gedefinieerd proces werkt beter dan Salesforce met chaos. De vier lagen (kwalificatie, afdwinging, routing, meting) zijn belangrijker dan het platform.
Fix je proces eerst. Kies dan het platform dat dat proces het beste ondersteunt.
Niet andersom.